Σύνδεση eshop με ERP: πώς γίνεται και τι να προσέξετε

Όταν το eshop και το ERP δουλεύουν χωριστά, κάποιος περνά με το χέρι προϊόντα, τιμές, αποθέματα και παραγγελίες από το ένα σύστημα στο άλλο. Αυτό κοστίζει χρόνο, φέρνει λάθη και, το χειρότερο, πουλάτε προϊόντα που δεν έχετε πια σε απόθεμα. Η σύνδεση των δύο συστημάτων λύνει αυτά τα προβλήματα. Παρακάτω εξηγούμε πώς γίνεται και τι να ξέρετε πριν ξεκινήσετε.

Τι συγχρονίζεται συνήθως

• προϊόντα, κωδικοί και περιγραφές,
• τιμές και τιμοκατάλογοι, π.χ. λιανικής και χονδρικής,
• απόθεμα ανά προϊόν ή παραλλαγή (μέγεθος, χρώμα),
• παραγγελίες από το eshop προς το ERP,
• στοιχεία πελατών,
• κατάσταση παραγγελίας και αποστολής προς τον πελάτη.

Οι τρόποι σύνδεσης

Υπάρχουν τρεις βασικοί τρόποι, και η επιλογή εξαρτάται από το τι υποστηρίζει το ERP σας:

• μέσω API του ERP: τα δύο συστήματα μιλούν απευθείας, σε πραγματικό χρόνο ή ανά λίγα λεπτά. Είναι η πιο αξιόπιστη λύση, αν το ERP το υποστηρίζει,
• μέσω έτοιμου connector: ορισμένα ERP έχουν έτοιμη σύνδεση για WooCommerce ή άλλες πλατφόρμες. Γλιτώνει χρόνο, αλλά συχνά θέλει προσαρμογή,
• μέσω αρχείων (CSV ή XML) σε προγραμματισμένη ώρα: απλούστερη λύση όταν δεν υπάρχει API, με την καθυστέρηση που φέρνει ο συγχρονισμός ανά διαστήματα.

Ποιο σύστημα «έχει το τελευταίο λόγο»

Για κάθε είδος δεδομένων αποφασίζουμε ποιο σύστημα είναι η πηγή της αλήθειας. Συνήθως το ERP ορίζει τιμές και απόθεμα, ενώ οι παραγγελίες ξεκινούν από το eshop και περνούν στο ERP. Αν αυτό δεν οριστεί από την αρχή, τα δύο συστήματα καταλήγουν να αντικρούουν το ένα το άλλο.

Τι να ρωτήσετε πριν ξεκινήσετε

• Προσφέρει το ERP σας API ή εισαγωγή και εξαγωγή αρχείων; Υπάρχει επιπλέον κόστος άδειας από τον πάροχό του;
• Ποιος υποστηρίζει την πλευρά του ERP; Συνήθως χρειάζεται και ο συνεργάτης που σας το έχει εγκαταστήσει.
• Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνεται το απόθεμα για να μην πουλάτε ό,τι δεν έχετε;
• Έχετε παραλλαγές προϊόντων ή ειδικές τιμές ανά πελάτη (B2B);
• Τι γίνεται αν η σύνδεση διακοπεί; Χρειάζεται καταγραφή, ειδοποίηση και αυτόματη επανάληψη.

Τι επηρεάζει το κόστος

Το κόστος εξαρτάται από το αν το ERP έχει API, από τον όγκο των προϊόντων, τις παραλλαγές, το αν ο συγχρονισμός γίνεται προς τη μία ή και προς τις δύο κατευθύνσεις και από τις ειδικές τιμές ανά πελάτη. Η κατασκευή eshop ξεκινά από €1.900 (δείτε τα πακέτα), και η διασύνδεση κοστολογείται ανάλογα με το εύρος, σε γραπτή προσφορά πριν ξεκινήσουμε.

Συμπέρασμα

Η σύνδεση eshop με ERP αξίζει όταν οι παραγγελίες και τα προϊόντα σας είναι αρκετά ώστε η χειροκίνητη δουλειά να κοστίζει χρόνο και λάθη. Το σημαντικό είναι να ξεκαθαρίσετε από την αρχή τι συγχρονίζεται, πόσο συχνά και ποιο σύστημα έχει τον τελευταίο λόγο. Δείτε πώς δουλεύουμε τις διασυνδέσεις με ERP και CRM.